Συστατικές επιστολές: Είναι ένα ασφαλές εργαλείο στη διαδικασία πρόσληψης ενός υποψηφίου;

Η εξεύρεση του κατάλληλου εργαζόμενου για την πλήρωση μιας θέσης μπορεί να είναι δύσκολη, από τη σύνταξη της αγγελίας εργασίας έως τον καταρτισμό του καταλόγου με τους καλύτερους υποψήφιους για συνέντευξη.

Οι εργοδότες και οι υπεύθυνοι προσλήψεων συνήθως εξετάζουν πληροφορίες από διάφορες πηγές, όπως την προϋπηρεσία του υποψηφίου, την παρουσία του στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τις απαντήσεις στις ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συνέντευξης και μερικές φορές τα αποτελέσματα ψυχομετρικών δοκιμών.

Είναι επίσης σύνηθες για τους υπεύθυνους προσλήψεων να ελέγχουν τις συστάσεις ενός υποψηφίου, συνομιλώντας με τους πρώην προϊσταμένους του υποψηφίου ή διαβάζοντας τις συστατικές επιστολές τους.

Ο έλεγχος των συστατικών επιστολών τείνει να αποτελεί το τελικό εμπόδιο- ένα είδος ελέγχου για την επαγγελματική καριέρα και τα διαπιστευτήρια του υποψηφίου.

Σχεδόν κάθε επιχείρηση διαβάζει τις συστατικές επιστολές, εντούτοις έρευνα δείχνει ότι υπάρχουν σημαντικοί περιορισμοί.

Η ασυνέπεια μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα

Μια αξιόπιστη μέθοδος εξέτασης αποτελεί την πιο συνεπή επιλογή για το αν ένας υποψήφιος είναι κατάλληλος. Με άλλα λόγια, η αξιοπιστία επιτρέπει τη σύγκριση του κάθε υποψηφίου.

Όμως, οι πρώτες έρευνες σχετικά με το διάβασμα των συστατικών επιστολών, διαπίστωσαν ότι εκείνοι που τις συντάσσουν τείνουν να δίνουν σημαντικά διαφορετικές αξιολογήσεις στους ίδιους υποψηφίους.

Αυτή η ασυνέπεια είναι προβληματική, διότι δεν είναι σαφές αν μια θετική επιστολή αντανακλά τα πραγματικά προσόντα ή αν ο υποψήφιος είχε την τύχη να έχει έναν επιεική προϊστάμενο.

Μέρος του προβλήματος είναι ότι οι εργοδότες συχνά δεν υιοθετούν μια δομημένη προσέγγιση αναφορικά με τις πληροφορίες που αφορούν το προσωπικό.

Για παράδειγμα, αν στους προϊσταμένους ή στα τμήματα προσωπικού υποβληθούν υπερβολικά γενικές ή αόριστες ερωτήσεις για έναν υποψήφιο, κάθε κριτής μπορεί να εστιάσει σε διαφορετικές πτυχές της προηγούμενης εργασιακής απόδοσης ή να παραλείψει αρνητικές πληροφορίες.

Σύμφωνα με έρευνες, η χρήση ενός τυποποιημένου συνόλου ερωτήσεων μπορεί να οδηγήσει σε πιο αξιόπιστα αποτελέσματα. Αυτό παρέχει μια ισχυρότερη βάση για μια ουσιαστική σύγκριση μεταξύ των υποψηφίων.

Δυστυχώς, ακόμη και με τη χρήση της τυποποιημένης αξιολόγησης, οι κριτές τείνουν να διαφωνούν στις αξιολογήσεις τους.

Αυτή η διαφωνία μπορεί να αξίζει τον κόπο, καθώς μπορεί να αποκαλύψει σημαντικές διαφορές για την απόδοση ενός υποψηφίου. Για παράδειγμα, κάποιος μπορεί να παρατηρήσει ότι ένας υποψήφιος ηγείται μιας ομάδας, ενώ ένας άλλος να έχει επικεντρωθεί μόνο στην εργασιακή του απόδοση.

Ωστόσο, οι εργοδότες οφείλουν και πρέπει να κατανοήσουν αυτές τις διαφορετικές οπτικές γωνίες.

Μια συστατική επιστολή είναι κακός δείκτης της μελλοντικής απόδοσης

Μια έγκυρη μέθοδος επιλογής είναι συγκεκριμένη για μια θέση εργασίας και παρέχει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με το πώς ένας υποψήφιος θα αποδώσει πραγματικά.

Οι συστατικές επιστολές είναι ένα σχετικά εύκολο εμπόδιο για να το ξεπεράσουν οι υποψήφιοι, επειδή αυτές οι επιστολές συνήθως επιλέγονται από τους ίδιους και οι περισσότεροι μπορούν να βρουν τουλάχιστον έναν συνάδελφο που είναι πρόθυμος να μιλήσει θετικά γι' αυτούς.

Επίσης, η απόδοση ενός υποψηφίου σε μια προηγούμενη θέση μπορεί να μην έχει σχέση με τη θέση εργασίας για την οποία υποβάλλει αίτηση.

Για τους λόγους αυτούς, οι συστατικές επιστολές παρουσιάζουν μόνο μια μικρή συσχέτιση με την απόδοση του εργαζομένου στη νέα του θέση εργασίας.

Ωστόσο, εξαιτίας της περιορισμένης ικανότητάς τους να προβλέπουν την απόδοση, οι εργοδότες δεν πρέπει να βασίζονται αποκλειστικά σε αυτές.

Ένας συνδυασμός ελέγχου είναι η καλύτερη προσέγγιση

Μια πρόσφατη συστηματική ανασκόπηση των μεθόδων επιλογής εργαζομένων δείχνει ότι οι δομημένες συνεντεύξεις, τα δείγματα εργασίας και οι αξιολογήσεις πριν από την πρόσληψη μπορούν να παρέχουν χρήσιμες πληροφορίες για το πώς θα αποδώσουν οι εργαζόμενοι.

Οι αξιολογήσεις πριν από την πρόσληψη μπορούν να αποκαλύψουν πληροφορίες σχετικά με τη γνώση για την εργασία ενός ατόμου, τη γνωστική ικανότητα, την ακεραιότητα, την προσωπικότητα και τη συναισθηματική νοημοσύνη, όπου χρειάζεται. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για τον έλεγχο πολυάριθμων υποψηφίων, όπως στα προγράμματα πρόσληψης αποφοίτων.

Εντέλει, η διαδικασία επιλογής θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στις απαιτήσεις του ρόλου. Για παράδειγμα, εάν ένας ρόλος απαιτεί ισχυρές δεξιότητες στο γράψιμο, τα δείγματα γραφής από τον υποψήφιο ή μια αξιολόγηση πριν από την πρόσληψη μπορεί να παρέχει μια ασφαλή εικόνα.

Ορισμένοι υποψήφιοι ενδέχεται να βρεθούν σε μειονεκτική θέση

Μια δίκαιη μέθοδος επιλογής είναι αυτή που είναι αμερόληπτη και αποφεύγει να δίνει βαρύτητα σε άσχετες πληροφορίες. Δεν θέτει σε μειονεκτική θέση άτομα λόγω χαρακτηριστικών όπως η ταυτότητα φύλου, η ηλικία ή το πολιτισμικό υπόβαθρο.

Από αυτή την άποψη, οι συστατικές επιστολές παρουσιάζουν διάφορα πιθανά προβλήματα.

Το ένα είναι ότι οι υποψήφιοι μπορεί να μην έχουν πρόσβαση σε ανθρώπους που συντάσσουν τις επιστολές με παρόμοια αξιοπιστία.

Για παράδειγμα, ένα άτομο από υψηλό κοινωνικοοικονομικό υπόβαθρο είναι πιθανότερο να έχει πρόσβαση σε ανώτερα στελέχη ή έμπειρους επαγγελματίες που είναι πρόθυμοι να παράσχουν θετικές αναφορές.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, εκείνοι που καλούνται να συντάξουν μια επιστολή θα θέλουν να δώσουν θετικά σχόλια . Εάν ο συντάκτης είναι στενός συνάδελφος του υποψηφίου, μπορεί να φοβηθεί ότι οι αρνητικές αναφορές θα γίνει γνωστό ότι έγιναν από αυτόν και θα επηρεάσουν τη σχέση τους.

Από την άλλη, οι εργοδότες μπορεί να θέλουν να δώσουν μια θετική επιστολή σε εργαζόμενους με μειωμένη απόδοση για να τους ξεφορτωθούν.

Οι περισσότερες συστάσεις είναι δύσκολο να επαληθευτούν, οπότε οι κριτές είναι απίθανο να υποστούν ζημιά αν κάνουν θετικά σχόλια για έναν μέτριο υποψήφιο, ειδικά αν ο κριτής βρίσκεται εκτός του επαγγελματικού δικτύου του εργοδότη.

Οι συστατικές επιστολές ενδέχεται να διαιωνίζουν τις υφιστάμενες ανισότητες

Σύμφωνα με έρευνες, οι συστατικές επιστολές μπορούν στην πραγματικότητα να θέσουν σε μειονεκτική θέση τις γυναίκες υποψήφιες, αναβλύζοντας αμφιβολίες σχετικά με την καταλληλότητά τους.

Για παράδειγμα, οι επιστολές για τις γυναίκες υποψήφιες περιέχουν συχνότερα αρνητικά στοιχεία (όπως, «δεν έχει μεγάλη διδακτική εμπειρία»), αμυδρούς επαίνους («χρειάζεται ελάχιστη επίβλεψη») και αντισταθμιστικά στοιχεία («έχει τη δυνατότητα να γίνει ένας ισχυρός εκτελεστής»).

Αυτού του είδους οι εκφράσεις μπορούν να οδηγήσουν τους εργοδότες να αξιολογήσουν πιο αυστηρά τις γυναίκες υποψήφιες.

Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείται ένα δομημένο ερωτηματολόγιο, αυτή η μεροληψία εξαφανίζεται.

Ένα ελαττωματικό αλλά αξιόλογο εργαλείο

Ενώ οι συστατικές επιστολές παραμένουν μια συνήθης πρακτική, οι περιορισμοί τους είναι σαφείς. Μπορεί να είναι αναξιόπιστες, να μην προσφέρουν ασφαλείς προβλέψεις για την απόδοση στην καλύτερη περίπτωση και να εγείρουν ανησυχίες για το πόσο δίκαιη είναι μια επιλογή.

Ωστόσο, δεν πρέπει να απορρίπτονται. Με την εφαρμογή δομημένων ερωτήσεων και την υιοθέτηση άλλων καθιερωμένων μεθόδων επιλογής των εργαζομένων, οι συστάσεις μπορούν ακόμη να συμπεριληφθούν ως το τελικό βήμα σε μια δομημένη διαδικασία πρόσληψης.