Viohalco: Στις 30 Μαϊου η ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων

Η Viohalco θα πραγματοποιήσει στις 30 Μαϊου στην έδρα της στις Βρυξέλλες την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων.

Αναλυτικά η σχετική ανακοίνωση:

Το Διοικητικό Συμβούλιο της Viohalco SA. (η Εταιρεία) προσκαλεί τους μετόχους στην Ετήσια Τακτική Γενική Συνέλευση των μετόχων (η Συνέλευση), η οποία θα λάβει χώρα την Τρίτη, 30 Μαΐου 2023, στις 12.00 μμ. (ώρα Κεντρικής Ευρώπης) στην έδρα της Εταιρείας, 30 Avenue Marnix, 1000, Βρυξέλλες, Βέλγιο.

ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΔΙΑΤΑΞΗ ΤΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ

1. Έκθεση διαχείρισης του Διοικητικού Συμβουλίου αναφορικά με τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις της Εταιρείας για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2022
2. Έκθεση του νόμιμου ελεγκτή αναφορικά με τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις της Εταιρείας για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2022.
3. Παρουσίαση των ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων, της σχετικής έκθεσης διαχείρισης, και της έκθεσης του νόμιμου ελεγκτή επί των ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων.
4. Έγκριση των ετησίων οικονομικών καταστάσεων για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2022 (συμπεριλαμβανομένης της διάθεσης των αποτελεσμάτων χρήσης και της διανομής μεικτού μερίσματος 0,12 ευρώ ανά μετοχή).

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η έγκριση των ετησίων οικονομικών καταστάσεων για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2022, συμπεριλαμβανομένης της διάθεσης των αποτελεσμάτων χρήσης και της διανομής μεικτού μερίσματος 0,12 ευρώ ανά μετοχή.

5. Απαλλαγή των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου από κάθε ευθύνη αποζημίωσης.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η απαλλαγή των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου από κάθε ευθύνη αποζημίωσης εκ της εκτελέσεως των καθηκόντων τους κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2022.

6. Απαλλαγή του νόμιμου ελεγκτή από κάθε ευθύνη αποζημίωσης.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η απαλλαγή του νόμιμου ελεγκτή από κάθε ευθύνη αποζημίωσης εκ της εκτελέσεως των καθηκόντων του κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2022.

7. Ανανέωση της θητείας των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου. Όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου θα αμειφθούν για τη θητεία τους σύμφωνα με την πολιτική αποδοχών που υποβάλλεται προς έγκριση από την παρούσα Συνέλευση υπό το θέμα 10 της ημερήσιας διάταξης.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Νικολάου Στασινόπουλου ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Ευάγγελου Μουστάκα ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Μιχαήλ Στασινόπουλου ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Ιπποκράτη-Ιωάννη Στασινόπουλου ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Jean Charles Faulx ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Αθανασίου Μολοκότου ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Xavier Bedoret ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Patrick Kron ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Joseph Rutkowski ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας της κας. Marion Jenny Steiner Stassinopoulos ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας της κας. Margaret Zakos ως μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας του κ. Ευθυμίου Χριστοδούλου ως ανεξάρτητου μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024. Ο κ. Χριστοδούλου πληροί τα κριτήρια ανεξαρτησίας που ορίζονται στην αρχή 3.5 του Βελγικού Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης του 2020.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας της κας. Kay Marie Breeden ως ανεξάρτητου μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024. Η κα. Breeden πληροί τα κριτήρια ανεξαρτησίας που ορίζονται στην αρχή 3.5 του Βελγικού Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης του 2020.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας της κας. Astrid de Launoit, ως ανεξάρτητου μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024. Η κα. de Launoit πληροί τα κριτήρια ανεξαρτησίας που ορίζονται στην αρχή 3.5 του Βελγικού Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης του 2020.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η ανανέωση της θητείας της κας. Bernadette Christine Blampain ως ανεξάρτητου μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου, για ένα έτος, μέχρι την ετήσια τακτική γενική συνέλευση των μετόχων που θα πραγματοποιηθεί το 2024. Η κα. Blampain πληροί τα κριτήρια ανεξαρτησίας που ορίζονται στην αρχή 3.5 του Βελγικού Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης του 2020.

8.  Έγκριση αμοιβής του νόμιμου ελεγκτή σχετικά με την υποβολή ετήσιων οικονομικών εκθέσεων σύμφωνα με το Ενιαίο Ευρωπαϊκό Ηλεκτρονικό Μορφότυπο (ESEF) για το οικονομικό έτος 2022.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η έγκριση αμοιβής του νόμιμου ελεγκτή, PwC Bedrijfsrevisoren - Reviseurs d'entreprises SRL (με έδρα 1831 Diegem, Culliganlaan 5), σχετικά με την υποβολή ετήσιων οικονομικών εκθέσεων σύμφωνα με το Ενιαίο Ευρωπαϊκό Ηλεκτρονικό Μορφότυπο (ESEF), η οποία ανέρχεται σε 16.050 ευρώ για το οικονομικό έτος 2022 (χωρίς ΦΠΑ, εξαιρουμένων των προσωπικών εξόδων, και εξαιρουμένης της αμοιβής IRE/IBR).

9. Έγκριση της έκθεσης αποδοχών.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η έγκριση της έκθεσης αποδοχών για το οικονομικό έτος 2022, όπως αυτή ορίζεται στον ετήσιο απολογισμό του 2022.

10.  Έγκριση της πολιτικής αποδοχών.

Προτεινόμενη απόφαση: προτείνεται η έγκριση της πολιτικής αποδοχών, η οποία έχει συνταχθεί σύμφωνα με το άρθρο 7:89/1 του Βελγικού Κώδικα Εταιρειών και Ενώσεων, όπως αυτή ορίζεται στον ετήσιο απολογισμό του 2022.

Διατυπώσεις συμμετοχής

Σύμφωνα με το άρθρο 7:134, §2 του Βελγικού Κώδικα Εταιρειών και Ενώσεων και το άρθρο 19.1 του Καταστατικού της Εταιρείας, το δικαίωμα του μετόχου να ψηφίσει στη Συνέλευση υπόκειται σε συμμόρφωσή με όλες τις διατυπώσεις που αναφέρονται κατωτέρω:

A. την καταχώρηση της κυριότητας επί των μετοχών στο όνομα του μετόχου έως την Τρίτη, 16 Μαΐου 2023, 12.00 μεσάνυχτα (ώρα Κεντρικής Ευρώπης) (η Ημερομηνία Καταγραφής), κατά τον ακόλουθο τρόπο:

• για ονομαστικές μετοχές, με την καταχώρηση των μετοχών αυτών στο όνομα του μετόχου στο μητρώο ονομαστικών μετοχών της Εταιρείας, ή
• για άυλες μετοχές, με την καταχώρηση των μετοχών αυτών στο όνομα του μετόχου στους λογαριασμούς ενός εγκεκριμένου φορέα τήρησης λογαριασμών ή οργανισμού εκκαθάρισης. Κύριοι άυλων μετοχών πρέπει να ζητήσουν από το χρηματοπιστωτικό τους ίδρυμα - εξουσιοδοτημένος κάτοχος λογαριασμού ή οργανισμός εκκαθάρισης - την έκδοση ενός πιστοποιητικού που να βεβαιώνει τον αριθμό των άυλων μετοχών που είναι καταχωρημένες στο όνομα του μετόχου στα βιβλία του παραπάνω ιδρύματος κατά την ημερομηνία Καταγραφής,

B. την έγγραφη γνωστοποίηση του μετόχου για την πρόθεσή του να συμμετέχει στη Συνέλευση καθώς επίσης και τον αριθμό των μετοχών με τις οποίες προτίθεται να ψηφίσει. Η Εταιρεία πρέπει να λάβει τη γνωστοποίηση αυτή μέσω επιστολής ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως την Τετάρτη, 24 Μαΐου 2023, 5.00 μμ. (ώρα Κεντρικής Ευρώπης) το αργότερο, μέσω του εντύπου που έχει καταρτιστεί από την Εταιρεία. Το έντυπο είναι διαθέσιμο στην ιστοσελίδα της Εταιρείας (www.viohalco.com). Το ηλεκτρονικό έντυπο πρέπει να υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 3.10 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014, ή με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 3.12 του ίδιου Κανονισμού.

Μόνο πρόσωπα που είναι μέτοχοι της Εταιρείας κατά την Ημερομηνία Καταγραφής δικαιούνται να συμμετάσχουν και να ψηφίσουν στη Συνέλευση.

Τροποποίηση ημερήσιας Διάταξης

Σύμφωνα με το άρθρο 7:130 του Βελγικού Κώδικα Εταιρειών και Ενώσεων και το άρθρο 18.7 του Καταστατικού της Εταιρείας, ένας ή περισσότεροι μέτοχοι που κατέχουν μαζί τουλάχιστον 3% του μετοχικού κεφαλαίου της Εταιρείας δύνανται να προσθέσουν νέα θέματα στην ημερήσια διάταξη της Συνέλευσης ή νέες προτεινόμενες αποφάσεις αναφορικά με θέματα που είναι ή πρόκειται να μπουν στην ημερήσια διάταξη.

Το ανωτέρω αίτημα θα είναι έγκυρο μόνο εάν, κατά την ημερομηνία λήψεως του αιτήματος από την Εταιρεία, συνοδεύεται από έγγραφο που βεβαιώνει το παραπάνω ποσοστό μετοχών.

• Για ονομαστικές μετοχές, το ανωτέρω έγγραφο πρέπει να είναι ένα πιστοποιητικό που βεβαιώνει ότι οι αντίστοιχες μετοχές είναι καταχωρημένες στο μητρώο ονομαστικών μετοχών της Εταιρείας.
•  Για άυλες μετοχές, το ανωτέρω έγγραφο πρέπει να είναι ένα πιστοποιητικό εκδόσεως ενός εγκεκριμένου φορέα τήρησης λογαριασμών ή οργανισμού εκκαθάρισης, το οποίο πιστοποιεί την καταχώρηση των μετοχών σε ένα ή περισσότερους λογαριασμούς που τηρούνται από τον εν λόγω φορέα τήρησης λογαριασμών ή οργανισμό εκκαθάρισης.

Η Εταιρεία πρέπει να λάβει το κείμενο των νέων θεμάτων ή των αποφάσεων που προτείνεται να μπουν στην ημερήσια διάταξη σε ένα υπογεγραμμένο πρωτότυπο έντυπο έως την Δευτέρα, 8 Μαΐου 2023, 5.00 μμ. (ώρα Κεντρικής Ευρώπης) το αργότερο. Το κείμενο μπορεί επίσης να κοινοποιηθεί στην Εταιρεία εντός της ίδιας προθεσμίας ηλεκτρονικά υπό την προϋπόθεση ότι η επικοινωνία υπογράφεται μέσω ηλεκτρονικής υπογραφής, όπως ορίζεται στο άρθρο 3.10 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014, ή με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, όπως ορίζεται στο άρθρο 3.12 του ίδιου Κανονισμού.

Η ημερήσια διάταξη, αφού ολοκληρωθεί με βάση τυχόν αιτήματα που έχουν υποβληθεί εγκύρως, θα δημοσιευτεί το αργότερο τη Δευτέρα, 15 Μαΐου 2023.

Η Συνέλευση θα εξετάσει νέα θέματα ή νέες προτεινόμενες αποφάσεις που θα τεθούν στην ημερήσια διάταξη κατόπιν αιτήματος ενός ή περισσότερων μετόχων εάν οι τελευταίοι έχουν συμμορφωθεί με όλες τις διατυπώσεις συμμετοχής για να παραστούν στη Συνέλευση.

Ερωτήματα

Σύμφωνα με το άρθρο 7:139 του Βελγικού Κώδικα Εταιρειών και Ενώσεων, οι μέτοχοι που έχουν συμμορφωθεί με τις διατυπώσεις συμμετοχής στη Συνέλευση δύνανται να υποβάλλουν έγγραφα ερωτήματα, από τη δημοσίευση της παρούσας πρόσκλησης, αναφορικά με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης προς τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου και/ή τους ορκωτούς ελεγκτές. Τα ερωτήματα θα πρέπει να απευθύνονται στην Εταιρεία μέσω επιστολής ή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (administration@viohalco.com) έως την Τετάρτη, 24 Μαΐου 2023, 5.00 μμ. (ώρα Κεντρικής Ευρώπης) το αργότερο.

Ψηφοφορία δια αλληλογραφίας

Σύμφωνα με το άρθρο 20.3 του Καταστατικού της Εταιρείας, κάθε μέτοχος μπορεί να ψηφίσει δια αλληλογραφίας πριν τη Συνέλευση. Η ανωτέρω ψήφος πρέπει να υποβληθεί μέσω του εντύπου που έχει καταρτιστεί από την Εταιρεία. Η Εταιρεία πρέπει να λάβει το υπογεγραμμένο έντυπο μέσω επιστολής ή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας έως την Τετάρτη, 24 Μαΐου 2023, 5.00 μμ. (ώρα Κεντρικής Ευρώπης) το αργότερο. Το ηλεκτρονικό έντυπο πρέπει να υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 3.10 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014, ή με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 3.12 του ίδιου Κανονισμού. Το έντυπο ψηφοφορίας δια αλληλογραφίας είναι διαθέσιμο στην ιστοσελίδα της Εταιρείας (www.viohalco.com).

Ψηφοφορία δια πληρεξούσιου

Σύμφωνα με το άρθρο 7:142 του Βελγικού Κώδικα Εταιρειών και Ενώσεων και το άρθρο 19.2 του Καταστατικού της Εταιρείας, κάθε μέτοχος δύναται να εκπροσωπείται στη Συνέλευση από ένα πληρεξούσιο. Η Εταιρεία πρέπει να λάβει το έντυπο μέσω επιστολής ή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας έως την Τετάρτη, 24 Μαΐου 2023, 5.00 μμ. (ώρα Κεντρικής Ευρώπης) το αργότερο. Το ηλεκτρονικό έντυπο πρέπει να υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 3.10 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014, ή με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 3.12 του ίδιου Κανονισμού. Το έντυπο πληρεξουσιότητας είναι διαθέσιμο στην ιστοσελίδα της Εταιρείας (www.viohalco.com).

Κάθε διορισμός πληρεξουσίου πρέπει να λαμβάνει χώρα σύμφωνα με την εφαρμοστέα Βελγική νομοθεσία, ιδιαίτερα όσον αφορά τη σύγκρουση συμφερόντων και την τήρηση στοιχείων.

ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΕΞΟΥΣΙΕΣ

Προκειμένου να συμμετέχουν στη Συνέλευση, οι μέτοχοι ή οι κάτοχοι άλλων κινητών αξιών καθώς και οι πληρεξούσιοι πρέπει να αποδείξουν την ταυτότητά τους και οι εκπρόσωποι νομικών προσώπων πρέπει να επιδείξουν αντίγραφα των εγγράφων που πιστοποιούν την ταυτότητά τους και την εξουσία εκπροσώπησης, σε κάθε περίπτωση το αργότερο αμέσως πριν την έναρξη της Συνέλευσης.

Διαθεσιμότητα Εγγράφων

Ο ετήσιος απολογισμός και τα έγγραφα, που απαιτούνται από το νόμο να καθίστανται διαθέσιμα στους μετόχους μαζί με την παρούσα πρόσκληση, είναι διαθέσιμα στην ιστοσελίδα της Εταιρείας (www.viohalco.com), συμπεριλαμβανομένων του εντύπου ψηφοφορίας δια αλληλογραφίας και του εντύπου πληρεξουσιότητας.

Οι μέτοχοι δύνανται κατόπιν αιτήματος να μελετήσουν όλα τα έγγραφα που απαιτείται από το νόμο να γνωστοποιηθούν σε αυτούς, σε εργάσιμες ημέρες και κατά τη διάρκεια συνηθισμένων ωραρίων γραφείου, στην έδρα της Εταιρείας (30 avenue Marnix, 1000, Βρυξέλλες, Βέλγιο).

Επικοινωνία με την Εταιρεία

Προγενέστερα έγγραφα ερωτήματα αναφορικά με τα θέματα ημερήσιας διάταξης, αιτήματα τροποποίησης της ημερήσιας διάταξης της Συνέλευσης, έντυπα ψηφοφορίας δια αλληλογραφίας, έντυπα διορισμού πληρεξουσίων και κάθε άλλο πιστοποιητικό και έγγραφο που πρέπει να κοινοποιηθεί στην Εταιρεία σύμφωνα με την παρούσα πρόσκληση πρέπει να απευθύνεται αποκλειστικά στην Catherine Massion, αναπληρώτρια διευθύντρια, Viohalco SA, 30 avenue Marnix, 1000 Βρυξέλλες, Βέλγιο (τηλ: + 32 (0)2 224 09 11 / e-mail: administration@viohalco.com) κατά τους τύπους που αναφέρονται στην παρούσα πρόσκληση.

Οι μέτοχοι καλούνται να προσέλθουν, εάν είναι δυνατό, 15 λεπτά πριν την έναρξη της Συνέλευσης, προκειμένου να διευκολυνθεί η διαδικασία και να υπογράψουν τον κατάλογο συμμετεχόντων. Καμία κάρτα εισόδου δεν θα σταλεί προηγουμένως.