Πώς θα λαμβάνετε πάντα απάντηση στα emails

Κι όμως υπάρχουν τρόποι για να γράψετε σωστά emails χωρίς να προσβάλλετε κανέναν και να λάβετε μια απάντηση ( την επιθυμητή ή και όχι), δείχνοντας ταυτόχρονα την παιδεία σας και τους καλούς τρόπους σας. Ας δούμε όμως τις καλύτερες συμβουλές για να βελτιώσετε τα email σας.

Το μέγεθος δεν μετράει πάντα

Το μέγεθος δεν μετράει, τουλάχιστον στα emails. Αν πιστεύετε ότι γράφοντας ένα μακροσκελές μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα κερδίσετε την εύνοια του παραλήπτη, είστε γελασμένοι. Σύμφωνα με τα λόγια του συγγραφέως Μέρλιν Μαν «υποθέστε ότι όλοι είναι πιο απασχολημένοι και πιο έξυπνοι από εσάς» επομένως προσπαθήστε να κρατήσετε το μήνυμά σας, όσο πιο σύντομο γίνεται. Και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως ο παραλήπτης πιστέψει ότι δεν είστε ευγενικοί. Το αντίθετο μάλιστα, θα συμβεί.

Η ώρα είναι το παν
Θέλετε να λαμβάνετε τα emails σας αργά το βράδυ γιατί είστε βραδινός τύπος; Όπως θέλετε, αλλά οι παραλήπτες των δικών σας ηλεκτρονικών μηνυμάτων μπορεί να μην συμφωνούν με το δικό σας ωράριο εργασίας.
Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε είναι να ετοιμάζετε όλα τα μηνύματα που θέλετε να στείλετε, όπου εσείς επιθυμείτε, να τα αποθηκεύετε στο πρόχειρο και να περιμένετε μια συμβατική ώρα γραφείου για να πατήσετε το κουμπί της αποστολής. Κι αν θέλετε το email σας να μην φέρει δυσφορία στον παραλήπτη, αποφύγετε την αποστολή του πριν από τις 10 το πρωί της Δευτέρας, μετά τις 16:00 την Παρασκευή ή τα Σαββατοκύριακα.

Η υπερβολική εξοικείωση γεννά περιφρόνηση
Πόσες φορές δεν έχετε λάβει email από κάποιον που προσπαθεί απεγνωσμένα να γίνει ο καλύτερός σας φίλος (τουλάχιστον με τον τρόπο γραφής του και προσθέτοντας emojis - δείχνοντας ανικανότητα); «Γεια σου, τάδε» λαμβάνουμε συχνά από άτομα που δεν έχουμε γνωρίσει από κοντά ποτέ.

Οι άνθρωποι, λανθασμένα υποθέτουν πως αν δεν είναι υπερβολικά οικείοι, τότε δεν θα μπείτε καν στον κόπο να διαβάσετε το μήνυμά τους. Αλλά δεν είναι όλοι φίλοι σας, ούτε χρειάζεται να γίνουν. Και παρόλο που ζούμε πλέον σε μια πιο χαλαρή κοινωνία, ποτέ δεν προσφωνούμε κάποιον με το μικρό του ούτε χρησιμοποιούμε έναν υπερβολικά απλό χαιρετισμό όταν στέλνουμε ένα email για πρώτη φορά.
Είναι καλύτερα να μείνουμε στο τυπικό «Αγαπητέ κύριε ή κυρία...» αντί να χρησιμοποιούμε το «Γεια σου, τάδε».

Πώς να κερδίσετε μια απάντηση
Αν δεν λάβετε απάντηση από κάποιον που του έχετε στείλει email, πιθανώς είναι ένα σημάδι πως δεν ενδιαφέρεται. Φυσικά και είναι ανάρμοστο να μην απαντήσει καν, αλλά μην τους κυνηγήσετε κιόλας. Προχωρήστε παρακάτω.
Αν όμως θέλετε απάντηση από κάποιον συνάδερφο ή τους παρόχους υπηρεσιών και τους πελάτες σας, υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος για να τους αναγκάσετε να σας απαντήσουν. Αντί να τους ξαναστείλετε έτσι ξερά το email σας ξανά στον αποδέκτη που σας ενδιαφέρει, πάρτε εσείς το φταίξιμο και δώστε τους έναν λόγο για να μην νιώσουν άσχημα που δεν σας απάντησαν, αναγκάζοντάς τους ταυτόχρονα να κάνουν αυτό που επιδιώκετε. Να σας απαντήσουν.

Έτσι μπορείτε να γράψετε: «Σας αποστέλλω ξανά το παρακάτω καθώς οι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας αντιμετωπίζουν κάποιες δυσκολίες και τα διάφορα emails που έχουν σταλεί τις τελευταίες ημέρες δεν έχουν φθάσεις στους παραλήπτες τους. Σας παρακαλώ, το email ακολουθεί παρακάτω. Ελπίζω να το λάβετε αυτή την φορά».

Υπάρχει πάντα η πιθανότητα να καταλάβουν τι υπονοείτε πραγματικά, αλλά θα αναγνωρίσουν τους καλούς τρόπους σας και πιθανότατα θα λάβετε πολύ σύντομα μια απάντηση – ακόμη κι αν δεν θα είναι αυτή που περιμένετε.

Προσπαθήστε να είστε θετικοί
«Συγνώμη για την καθυστέρηση στην απάντηση» ή «Είναι χάλια ο καιρός». Μπορεί και τα δύο να είναι αλήθεια, αλλά μην ξεκινάτε το email σας με την καταστροφή ή την θλίψη. Προσπαθήστε να είστε πιο θετικοί. Και μπορεί να αργήσατε να απαντήσετε, αλλά δεν χρειάζεται να δείχνετε ότι έχετε ενοχές. Αντ’ αυτού δοκιμάστε το: «Σας ευχαριστώ που μου δώσατε μία ή δύο ημέρες για να σας απαντήσω».

Ο τίτλος του θέματος
Είναι δύσκολος ο τίτλος του θέματος. Και αυτό ακριβώς είναι το θέμα. Προκειμένου να τραβήξετε την προσοχή κάποιου, αλλά και να συνοψίσετε το περιεχόμενο του email σας, για σκοπούς αρχειοθέτησης και μελλοντικές αναζητήσεις, πρέπει να ακολουθήστε κάποιους κανόνες.

Αποφύγετε τα ασαφή θέματα, όπως «Πωλήσεις», «Αίτηση» ή το απαράδεκτο «Γεια σας» και ταυτόχρονα προσπαθήστε να αποφύγετε την χρήση περισσότερων από 5 ή 6 λέξεων. Ομοίως, μην βάζετε ποτέ ολόκληρο το μήνυμά σας στον τίτλο του θέματος, αφήνοντας το σώμα κενό.

Τι δεν είναι ένα email
Παρά το γεγονός πως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η ψυχή της σύγχρονης επιχείρησης, υπάρχουν κάποιοι λόγοι που δεν πρέπει να χρησιμοποιείται. Για παράδειγμα, ποτέ μην το χρησιμοποιείτε ως εναλλακτικό των άμεσων μηνυμάτων. Αν θέλετε μια απάντηση αμέσως, είτε σηκώστε το τηλέφωνο, ή χρησιμοποιήστε μια άλλη εφαρμογή όπως το WhatsApp.

Ομοίως, η χρήση του για την συζήτηση ενός εκτενούς θέματος είναι απαράδεκτη. Εάν θέλετε να συζητήσετε κάτι, προγραμματίστε μια συνάντηση.